Pemko Binjai Tingkatkan Perlindungan Arsip ASN untuk Mitigasi Risiko Bencana

bila salsabila5 hari ago

2 2 minutes read

Pemerintah Kota Binjai saat ini tengah berupaya memperkuat perlindungan arsip ASN sebagai langkah mitigasi terhadap risiko bencana. Dengan jumlah pegawai negeri sipil (PNS) yang mencapai 3.459, tantangan yang dihadapi adalah memastikan bahwa dokumen penting terkait kepegawaian tersimpan dengan baik. Sayangnya, hingga saat ini, hanya 1.205 pegawai, atau sekitar 34,82 persen, yang memiliki arsip dalam kategori sangat lengkap, sedangkan 181 pegawai atau 5,23 persen masih dalam kategori kurang lengkap. Hal ini menunjukkan adanya kebutuhan mendesak untuk meningkatkan pengelolaan arsip agar data penting dapat terjaga dengan baik.

Pembinaan dan Pendampingan Arsip ASN Pasca Bencana

Perhatian serius terhadap kondisi ini direspon oleh Pemko Binjai melalui kegiatan Pembinaan dan Pendampingan Arsip ASN Pasca Bencana di Wilayah Sumatera, yang diselenggarakan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) di Aula Pemko Binjai pada 29-30 September 2026. Kegiatan ini berlangsung selama dua hari dan bertujuan untuk memperkuat pengelolaan arsip ASN, serta memastikan bahwa dokumen kepegawaian tetap aman dan dapat diakses kembali setelah terjadinya bencana.

Tujuan dan Manfaat Kegiatan

Kegiatan ini bertujuan untuk:

Meningkatkan kesadaran tentang pentingnya perlindungan arsip ASN.
Memperkenalkan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip pasca bencana.
Memberikan pelatihan digitalisasi arsip untuk efisiensi pengelolaan.
Menjamin penyediaan cadangan data agar arsip tetap aman.
Mendorong kolaborasi antara instansi pemerintah dalam perlindungan arsip.

Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kota Binjai, Drs. Eka Edi Saputra, M.M., mewakili Wali Kota Binjai, menekankan pentingnya arsip ASN dalam kelangsungan administrasi pemerintahan. Ia menyatakan bahwa penanganan pasca bencana tidak hanya terfokus pada pemulihan infrastruktur, tetapi juga harus mencakup pemulihan dokumen kepegawaian yang merupakan elemen krusial dalam administrasi.

Pentingnya Digitalisasi dalam Perlindungan Arsip

Menurut Drs. Eka Edi Saputra, digitalisasi arsip menjadi hal yang sangat penting dalam menjaga keberlanjutan pemerintahan. Saat ini, Pemko Binjai memiliki 3.459 PNS yang data dan dokumen kepegawaiannya harus dikelola secara optimal. Pemantauan menunjukkan bahwa hanya 1.205 pegawai yang memiliki arsip dalam kategori sangat lengkap. Sementara itu, 1.285 pegawai (37,15 persen) masuk dalam kategori lengkap, 888 pegawai (25,67 persen) dalam kategori cukup lengkap, dan 181 pegawai (5,23 persen) masih dalam kategori kurang lengkap. Data ini menunjukkan bahwa ada kebutuhan mendesak untuk meningkatkan pengelolaan arsip agar seluruh dokumen kepegawaian ASN dapat tersimpan dengan baik dan aman.

Transformasi Pengelolaan Arsip dengan Teknologi

Dr. Yudhantoro Bayu Wiratmoko, S.Kom., MMSI., Direktur Infrastruktur Teknologi Informasi dan Keamanan Informasi (INTI) BKN, menjelaskan bahwa perkembangan teknologi telah mengubah cara pengelolaan arsip ASN dari bentuk fisik menjadi sistem digital. Sinkronisasi antara dokumen fisik dan elektronik menjadi langkah mitigasi yang penting untuk menghadapi kemungkinan bencana yang dapat merusak atau menghilangkan arsip.

Inovasi Layanan “Lemari Digital” dari BKN

Selain itu, BKN juga sedang mengembangkan layanan “Lemari Digital” yang berfungsi sebagai ruang penyimpanan dokumen bagi setiap ASN. Yudhantoro menegaskan, “Yang paling penting adalah kita mempunyai backup data dalam bentuk elektronik. Jadi, ketika terjadi bencana, data tetap dapat diselamatkan dan dipulihkan.” Inovasi ini diharapkan dapat memberikan solusi praktis dalam perlindungan arsip ASN.

Implementasi dan Rencana Tindak Lanjut

Kegiatan di Aula Pemko Binjai tidak hanya berfokus pada pelatihan, tetapi juga diakhiri dengan pemberian cinderamata serta paparan mengenai Rekonstruksi dan Rehabilitasi Arsip ASN Terdampak Bencana di Wilayah Sumatera Tahun 2025. Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan pengelolaan arsip ASN tidak hanya semakin tertib dan lengkap, tetapi juga memiliki sistem perlindungan data yang kuat untuk mendukung keberlangsungan administrasi pemerintahan apabila terjadi bencana di masa depan.

Kesimpulan

Dengan berbagai upaya yang telah dilakukan, mulai dari pembinaan hingga digitalisasi arsip, Pemko Binjai menunjukkan komitmennya dalam meningkatkan perlindungan arsip ASN. Langkah-langkah ini tidak hanya menjamin keamanan data, tetapi juga menjaga kesinambungan administrasi pemerintahan di tengah potensi risiko bencana. Melalui kolaborasi yang baik antara instansi pemerintah dan penerapan teknologi yang tepat, diharapkan perlindungan arsip ASN dapat dilakukan dengan lebih efektif, sehingga data penting tetap aman dan dapat diakses ketika diperlukan.